Automatizált számlafeldolgozás
Ismétlődő számlákat kezelő vállalkozásoknak — a beérkezés pillanatától automatikusan kinyerve és 30 másodpercen belül a táblázatba mentve.
A probléma
Ha ugyanazoktól a szállítóktól érkeznek ismétlődő számlák, valaki a csapatodban minden alkalommal ugyanazt az adatbevitelt végzi.
A tételek, szállítói adatok, áfa és összesítések PDF-ből táblázatba másolása — számla után számla — olyan munka, amely nem teremt értéket és rosszul skálázódik a növekvő volumennel.
Ugyanaz a munka, minden alkalommal
A csapatod ugyanazokat a mezőket tölti ki ugyanazoktól a szállítóktól hétről hétre — mert senki nem automatizálta a nyilvánvalót.
Egy elírás felborítja a könyvelést
Egy rossz összeg vagy hibás áfakulcs eltérést okoz, ami hetek múlva kerül felszínre — amikor már sokkal nehezebb visszakövetni és javítani.
Számlák elvesznek a folyamatban
A nagy e-mail forgalom miatt számlák maradnak figyelmen kívül, eltemetve, vagy késve kerülnek feldolgozásra — ami fizetési késedelmekhez és feszült szállítói kapcsolatokhoz vezet.
A volumennövekedés túlterheli a csapatot
Hónap végén vagy forgalmas időszakokban elmaradások keletkeznek, amelyek késői fizetéseket vagy túlórát eredményeznek — egyik sem skálázható.
Az adatok PDF-ekben zárva, nem használhatók
Amíg valaki manuálisan ki nem nyeri és be nem viszi az adatokat, azok nem elemezhetők és nem riportálhatók. Az információ létezik — csak nem elérhető.
Figyelmet pazarol alacsony értékű munkára
Minden perc, amit a pénzügyi csapatod adatbevitellel tölt, egy perc, amit nem elemzéssel vagy olyasmivel tölt, ami valóban a szakértelmüket igényli.
Hogyan működik
Nyolc lépés. Teljesen automatizálva.
Szállítói & sablon konfiguráció
Beállítjuk a munkafolyamatot minden rendszeres szállítódhoz. Minden szállítóhoz leképezzük az adott számlasablont — mezőpozíciókat, elrendezési struktúrát és adatsémát —, hogy az adatkinyerés pontos és megbízható legyen az első naptól.
Bejövő levelek figyelése
A munkafolyamat folyamatosan figyeli a kijelölt számlás postaládádat. Amint egy új számlás e-mail érkezik egy beállított szállítótól, automatikusan érzékelésre és feldolgozásra várólistára kerül — bármely időpontban, bármely napon.
Melléklet kinyerése
A PDF melléklet kiszedésre kerül az e-mailből és átadásra kerül az adatkinyerő rétegnek. A munkafolyamat azonosítja a küldő szállítót és betölti az adott számlához tartozó sablonkonfigurációt.
Pontos adatkinyerés
Minden releváns mező kinyerésre kerül a szállító ismert sablonja alapján — számlaszám, kiállítás dátuma, fizetési határidő, tételsorok, mennyiségek, egységárak, részösszegek, áfa és végösszeg. Mivel a sablon rögzített és előre leképezett, a kinyerés minden alkalommal következetes és pontos.
Adatvalidáció
A kinyert számokat belső konzisztencia szempontjából ellenőrzi — az összesítéseket tételsorokkal szemben keresztellenőrzi, az áfaszámításokat megerősíti, és bármely eltérést jelöl az adatok rögzítése előtt.
Strukturált kimenet a táblázatba
Az érvényesített adatok közvetlenül a táblázatba kerülnek az általad használt pontos oszlopstruktúrában — nincs átformázás, nincs copy-paste, nincs ember a folyamatban. Minden számla tiszta, strukturált sorként kerül be 30 másodpercen belül a beérkezéstől számítva.
Kivétel-jelzés
Ha egy számla eltér a várható sablontól — a szállító megváltoztatja a formátumát, hiányzik egy mező, vagy egy validációs ellenőrzés sikertelen —, a munkafolyamat azonnal jelzi és értesíti a megfelelő személyt manuális felülvizsgálatra, ahelyett hogy csendben rossz adatokat írna.
Auditnapló & archiválás
Minden feldolgozott számla naplózásra kerül időbélyeggel, kinyerési összefoglalóval és eredménnyel — teljes nyilvántartást adva könyveléshez, könyvvizsgálathoz vagy vitarendezéshez, anélkül hogy e-mail-szálakban kellene turkálni.
Kinek szól
Rendszeres szállítói körtől ismétlődő számlákat kezelő vállalkozásoknak — ahol ugyanaz a számlasablon érkezik következetesen, és ugyanaz az adatbevitel ismétlődik minden alkalommal.
Ez a megoldás akkor működik a legjobban, ha a szállítóid következetes számlaformátumot használnak, amely nem változik számlázási ciklusonként. Minél kiszámíthatóbb a sablon, annál megbízhatóbb és azonnalibb az automatizálás. Ha stabil szállítói körrel dolgozol és rendszeresen feldolgozod a számláikat, az időmegtakarítás azonnal érezhető.
Az eredmény
A számlaadataid pontosak, rendezettek és azonnal felhasználhatók.
A nap 24 órájában, bármilyen volumen esetén, anélkül hogy a csapatod bármit tenne.
Nulla manuális adatbevitel
< 30mp számlánként
Nincs könyvelési hiba
Bármilyen volumen, bármikor
Szeretnéd látni, hogy illik ez a Te vállalkozásodhoz?
Ingyenes Konzultáció Foglalása